Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webanwendung FID.Compass. Sie informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Registrierung, Anmeldung, Nutzung geschützter Bereiche, Pflege von FID-Informationen, Suche, Export, Feedback, Benachrichtigungen, KI-gestützter Anreicherung und administrativen Tätigkeiten.

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: FID.Compass. Der Dienst wird dauerhaft betrieben.

Version 2026-06-19. Bei wesentlichen Änderungen kann vor der weiteren Nutzung eine erneute Bestätigung erforderlich werden.

Die Bestätigung dieser Erklärung dokumentiert, dass Sie die Datenschutzinformationen erhalten haben. Soweit einzelne freiwillige Angaben oder Funktionen eine Einwilligung erfordern, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main
Theodor-W.-Adorno-Platz 1
60323 Frankfurt am Main

Goethe-Universität Frankfurt am Main
60629 Frankfurt

Telefon: +49 69 798-0
Fax: +49 69 798-18383
Internet: www.uni-frankfurt.de

Universitätsbibliothek Johann Christian Senckenberg, UB - IT Services (ITS)

Dr. Thomas Risse, für UB IT-Services
Telefon: +49 69 798-39905
E-Mail: t.risse@ub.uni-frankfurt.de

Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main
Die behördlichen Datenschutzbeauftragten
Theodor-W.-Adorno-Platz 1
60323 Frankfurt am Main
E-Mail: dsb@uni-frankfurt.de
Internet: uni-frankfurt.de/47859992/datenschutzbeauftragte

FID.Compass ist ein Dienst für Bibliotheken in Deutschland, die Fachinformationsdienste betreiben. Die Anwendung dokumentiert angebotene Dienste, verwendete Technologien, Datenformate und Informationen zu Lizenzverträgen einzelner FID.

Die erfassten Informationen unterstützen FID-Anbieter dabei, Technologien zur Nachnutzung zu identifizieren. Gremien des FID-Netzwerks können Technologiecluster und technologische Trends erkennen. Die Informationen können außerdem zur Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber der DFG genutzt werden.

Personenbezogene Daten entstehen insbesondere bei Registrierung und Anmeldung, beim Erstellen eines Fachinformationsdienstes, beim Erfassen verwendeter Technologien und Lizenzen, bei der Suche nach Technologien oder Lizenzen sowie beim Export eigener FID-Informationen.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 3 Abs. 1 HDSIG, § 23 Abs. 1 HDSIG und § 55 HessHG. Soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben der Universität und Universitätsbibliothek erforderlich ist, kommt außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Betracht.

Soweit freiwillige Angaben, Benachrichtigungseinstellungen oder optionale Funktionen auf einer Einwilligung beruhen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Betroffen sind Beschäftigte der Universitätsbibliothek sowie Beschäftigte der Organisationen, die Fachinformationsdienste betreiben. Der erwartete Nutzerkreis liegt bei ungefähr 100 Personen.

Verarbeitet werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Shibboleth- bzw. DFN-AAI-Kennung. Je nach Nutzung kommen Benutzername, Rolle, FID-Zuordnung, Statusinformationen, technische Zeitstempel und protokollierte Verwaltungsaktionen hinzu.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO werden nicht gezielt erhoben. Nutzerinnen und Nutzer sollen solche Angaben nicht in Freitextfelder, Kommentare oder FID-Inhalte eintragen.

Die Verarbeitung umfasst, soweit für die genannten Zwecke erforderlich, das Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Anpassen, Verknüpfen, Bereitstellen, Einschränken, Löschen und Vernichten personenbezogener Daten.

Beim Aufruf von FID.Compass werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, User-Agent sowie weitergeleitete Client-IP gehören.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Anwendung, Fehleranalyse, IT-Sicherheit, Angriffserkennung und Missbrauchsprävention.

Server-Logdaten werden grundsätzlich nach 7 Tagen gelöscht. Bei Sicherheitsvorfällen werden sie spätestens nach 90 Tagen gelöscht, sofern keine zwingenden gesetzlichen oder institutionellen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

FID.Compass verwendet technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Formularschutz. Dazu gehören insbesondere das Django-Session-Cookie, das CSRF-Cookie und bei DFN-AAI-Anmeldung das SAML-Session-Cookie saml_session.

Die Anwendung verwendet SameSite=Lax für Django-Session- und CSRF-Cookies; das Session-Cookie ist HTTP-only. In der Produktionskonfiguration werden sicherheitsrelevante Cookies nur über HTTPS übertragen. Die Sessiondauer beträgt 8 Stunden.

Im Browser können UI-Zustände gespeichert werden, zum Beispiel die zuletzt angezeigte Benachrichtigungs-ID, Ansichtsauswahlen oder zuletzt verwendete Identity Provider im DFN-AAI-Auswahldialog. Diese Einträge dienen ausschließlich der Bedienbarkeit der Anwendung.

FID.Compass setzt keine Marketing-Cookies und keine browserseitige Webanalyse wie Google Analytics, Matomo Cloud, Plausible oder vergleichbare Tracking-Dienste ein.

Für die Anmeldung kann FID.Compass an einen Identity Provider der DFN-AAI weiterleiten. Nach erfolgreicher Authentifizierung übermittelt der Identity Provider eine SAML-Antwort an FID.Compass. FID.Compass verarbeitet außerdem SAML-Metadaten der DFN-AAI, um die Anmeldung technisch abzusichern.

Dauerhaft in das Benutzerkonto übernommen werden nur Attribute, die die Heimateinrichtung tatsächlich übermittelt und die FID.Compass auswertet: ein Anmelde-Identifier (pairwise-id oder subject-id; ersatzweise ältere Identifier wie eduPersonTargetedID, eduPersonUniqueId oder eduPersonPrincipalName), Benutzername, E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und Institution (schacHomeOrganization oder o). Zusätzlich speichert FID.Compass den verwendeten Identifier-Typ, den DFN-AAI-Status und den Zeitpunkt des letzten DFN-AAI-Logins.

Attribute, die nur in der SAML-Antwort für den Anmeldevorgang oder die technische Prüfung vorkommen, werden nicht als Profilfelder gespeichert. Dazu gehören derzeit insbesondere displayName, eduPersonAssurance und schacUserStatus; der Anzeigename wird aus Vor- und Nachname gebildet.

Falls die Heimateinrichtung eduPersonScopedAffiliation oder eduPersonAffiliation übermittelt, wird dies als Affiliation am Konto gespeichert und im Onboarding bzw. in der Administration als Kontext angezeigt. Falls eduPersonEntitlement übermittelt wird, wird es als Liste am Konto gespeichert. Diese Werte steuern derzeit keine automatische Freigabe; Rollen und Zugriffsrechte werden in FID.Compass separat beantragt und durch berechtigte Personen vergeben.

Diese Daten werden zur sicheren Authentifizierung, Wiedererkennung des Benutzerkontos, Zuordnung zur Heimateinrichtung und Vorbereitung des Freigabeprozesses verwendet. Eine automatische Rechtevergabe aus DFN-AAI-Affiliations oder Entitlements findet derzeit nicht statt.

Im Benutzerkonto werden Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Organisation bzw. Institution, DFN-AAI-Identifier, Identifier-Typ, gegebenenfalls Affiliation und Entitlements, DFN-AAI-Status, Rollenstatus und technische Zeitstempel verarbeitet.

Vor dem Zugang zu geschützten Bereichen kann ein Onboarding erforderlich sein. Dabei werden der gewünschte FID, die gewünschte Rolle, optionale Nachrichten, Angaben zu neuen FIDs, Bearbeitungsstatus und Entscheidungsdaten verarbeitet.

Berechtigte Administratorinnen, Administratoren und FID-Verantwortliche können Anträge prüfen, Rollen vergeben, Nutzerkonten sperren oder entsperren und Sichtbarkeitseinstellungen verwalten.

Nutzerinnen und Nutzer können optionale Profilangaben wie Telefonnummer, Kurzbiografie oder Avatar hinterlegen. Verarbeitet werden außerdem Anzeige-, Sprach-, Zeitzonen-, Theme- und Benachrichtigungseinstellungen.

Protokolliert werden autorisierungsrelevante Vorgänge wie Zugriffsanträge, Genehmigungen und Ablehnungen, Rollenvergabe, Rollenänderung, Sperrung oder Entsperrung von Nutzerkonten, Sichtbarkeitsänderungen und die Zuordnung neuer FIDs. Gespeichert werden Zeitpunkt, beteiligte Nutzerkonten, betroffener FID, Aktion, optionale Änderungswerte sowie, soweit im Request vorhanden, IP-Adresse und User-Agent. Diese Protokolle dienen Nachvollziehbarkeit, Zugriffssicherheit und Missbrauchsschutz.

Einsicht in Audit-, Login-, Zustimmungs- und Moderationsprotokolle erhalten nur berechtigte Plattformadministratorinnen, Plattformadministratoren, Superuser und technische Administratorinnen oder Administratoren, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheitsprüfung oder Rechteverwaltung erforderlich ist. Nutzerinnen und Nutzer können eigene gespeicherte Aktivitäten über den Datenexport einsehen.

Nach erfolgreicher Anmeldung prüft FID.Compass serverseitig, ob für das Benutzerkonto die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung bestätigt wurde. Ohne Bestätigung werden geschützte Bereiche nicht freigegeben.

Gespeichert werden Benutzerzuordnung, Version der Datenschutzerklärung, Zeitpunkt der Bestätigung, Quelle des Vorgangs, IP-Adresse und User-Agent des Bestätigungsrequests.

FID.Compass verarbeitet vor allem institutionelle und fachliche Daten zu Fachinformationsdiensten, Technologien, Diensten, Lizenzinformationen, Datenformaten, Schnittstellen, Workflows und Beziehungen. Diese Daten sind in der Regel nicht personenbezogen. Personenbezug kann entstehen, wenn entsprechende Angaben in Freitextfelder eingetragen werden.

PostgreSQL speichert insbesondere Benutzerkonten, Sessions, Datenschutzbestätigungen, Rollen, Freigaben, Feedbackdaten, Aktivitäten, Benachrichtigungen und Auditdaten. Neo4j speichert FID-, Technologie-, Dienst-, Lizenz- und Beziehungsdaten einschließlich dort eingetragener Inhaltsdaten.

Redis und Celery können für Hintergrundverarbeitung eingesetzt werden. Dabei werden technische Jobdaten, referenzierte Objektkennungen und Verarbeitungsstatus verarbeitet.

FID.Compass nutzt eine serverseitige KI-Anreicherung für neu angelegte, als benutzerdefiniert gekennzeichnete Einträge in dafür freigegebenen Themenbereichen. Die Funktion kann fehlende Beschreibungen und, je nach Eintragstyp, offizielle URLs ergänzen.

Der Server sendet hierzu einen Prompt mit Eintragsname und Eintragstyp an den konfigurierten LiteLLM-Endpunkt, derzeit https://litellm.s.studiumdigitale.uni-frankfurt.de/chat/completions. Zusätzlich werden technisch erforderliche API-Daten wie Modellkennung, Request-Metadaten und Authentifizierungsheader verarbeitet. Vollständige Benutzerprofile werden nicht an den KI-Endpunkt gesendet.

Personenbezug kann entstehen, wenn Nutzerinnen oder Nutzer personenbezogene Angaben als Eintragsnamen, Beschreibungen oder sonstige Inhaltsdaten speichern. Solche personenbezogenen Angaben sollen nicht für KI-anzureichernde Fachdaten verwendet werden, soweit sie für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind.

Zur Nachvollziehbarkeit werden am jeweiligen Eintrag unter anderem Status der KI-Anreicherung, Zeitpunkte der Anfrage und Verarbeitung, Fehlermeldungen, Anzahl der Versuche und die verwendete Modellkennung gespeichert.

Die KI-Anreicherung trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. KI-generierte Inhalte können durch berechtigte Personen überprüft und geändert werden.

Im Feedbacksystem werden Titel, Beschreibung, Kategorie, Priorität, Sichtbarkeit, Kommentare, Votes, Moderationsstatus, Antworttexte sowie Name und E-Mail-Adresse der eingebenden Person verarbeitet.

In Kommentaren können andere Benutzerkonten mit @benutzername erwähnt werden. Erwähnte Personen erhalten eine In-App-Benachrichtigung und, sofern E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, eine E-Mail mit Bezug auf den Feedback-Eintrag und den Kommentar.

Feedback-, Erwähnungs- und Freigabebenachrichtigungen werden über den institutionell konfigurierten SMTP-Server versendet. Dabei können Empfängeradresse, Name, Betreff, Nachrichtentext, betroffene URL, Feedback-Metadaten und technische Mail-Header verarbeitet werden.

Für Feedback-Eingaben kann eine einfache Rate-Limit-Prüfung anhand der IP-Adresse im Arbeitsspeicher verwendet werden.

Avatare, FID-Bilder und Technologie-Logos können lokal gespeichert und innerhalb der Anwendung angezeigt werden. Zulässige Bildtypen sind JPEG, PNG und WebP; die konfigurierte maximale Uploadgröße beträgt 10 MB.

Wenn in Datensätzen externe Bild- oder Logo-URLs hinterlegt werden, kann der Browser diese Bilder direkt beim jeweiligen Anbieter abrufen. Dabei können IP-Adresse, User-Agent, Referrer und Zeitpunkt des Abrufs an den Anbieter übertragen werden.

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur berechtigte Stellen und Personen, soweit dies für Betrieb, Administration, Rollenvergabe, FID-Betreuung, Support oder Sicherheitsprüfung erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere UB - IT Services, zuständige Administratorinnen und Administratoren, berechtigte FID-Verantwortliche sowie technisch eingebundene HRZ-Betriebsstrukturen.

Bei DFN-AAI-Anmeldungen sind die jeweilige Heimateinrichtung, DFN-AAI-Metadatenquellen und FID.Compass an der Verarbeitung beteiligt. Für E-Mail-Benachrichtigungen wird die institutionelle Mail-Infrastruktur genutzt. Für KI-Anreicherung wird der konfigurierte LiteLLM-Endpunkt genutzt.

Layout, Icons, Diagramme und einzelne UI-Funktionen werden über statische Dateien der eigenen FID.Compass-Instanz bereitgestellt. Dazu gehören insbesondere Bootstrap, Bootstrap Icons, Font Awesome, Chart.js, jQuery und Select2. Diese Bibliotheken werden nicht von externen CDN-Anbietern nachgeladen; beim Laden dieser Dateien erfolgt daher kein browserseitiger Abruf bei einem CDN-Drittanbieter.

Unabhängig davon können externe Abrufe entstehen, wenn in FID-, Technologie- oder Mediendatensätzen ausdrücklich externe Bild- oder Logo-URLs gespeichert sind. Diese Abrufe betreffen nicht die oben genannten Bibliotheken und werden im Abschnitt „Uploads und Bildquellen“ beschrieben.

Eine fachliche Weitergabe von Konto-, Rollen- oder FID-Inhaltsdaten an Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt. Soweit technische Dienste wie DFN-AAI, institutionelle Mail-Infrastruktur oder der konfigurierte LiteLLM-Endpunkt eingebunden sind, beschränkt sich die Verarbeitung auf die für den jeweiligen Dienst erforderlichen Daten.

Die Anwendung protokolliert konto- und sicherheitsrelevante Aktivitäten wie Einstellungsänderungen und Datenexporte. Dabei können IP-Adresse und User-Agent gespeichert werden. Für die persönliche „Zuletzt besucht“-Anzeige werden, sofern die Aktivitätsanzeige im Konto aktiviert ist, außerdem ausgewählte FID-, Technologie- und Dienstbesuche mit Objektbezug und Zeitstempel gespeichert; hierbei werden in der Anwendungsdatenbank keine IP-Adresse und kein User-Agent gespeichert. Ein allgemeiner Seitenverlauf, Suchanfragen oder vollständige URL-Aufrufe werden nicht als Aktivitätsprotokoll geführt.

In-App-Benachrichtigungen enthalten Titel, Nachricht, Typ, Quelle, Ziel-URL, Objektbezug, Lesestatus und Zeitstempel.

Im Benutzerbereich kann ein JSON-Export mit profilbezogenen Daten, Einstellungen, Rollenzuweisungen, Zugriffsanträgen, Aktivitäten, Benachrichtigungen und gespeicherten Datenschutzbestätigungen erstellt werden.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke, Zugriffskontrolle, Betriebssicherheit, Nachvollziehbarkeit, Bearbeitung von Anfragen oder gesetzliche und institutionelle Pflichten erforderlich ist.

Die folgenden Fristen bilden das interne Löschkonzept für FID.Compass. Die technische Bereinigung von Protokolltabellen erfolgt über eine administrative Löschroutine; ergänzend erfolgt Bereinigung im Rahmen der administrativen Pflege, der Antragsbearbeitung oder des jeweiligen Betriebsprozesses.

Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Shibboleth- bzw. DFN-AAI-Kennung sowie gegebenenfalls gespeicherte Affiliation- und Entitlement-Werte werden gelöscht, wenn sie nicht mehr erforderlich sind, eine berechtigte Löschanforderung vorliegt oder das Konto in der Regel 12 Monate inaktiv war, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Offene Freigabeanträge werden bis zur Entscheidung gespeichert. Entschiedene Freigabeanträge werden 24 Monate nach der Entscheidung gelöscht.

Rollen-, Freigabe-, Nachweis- und Protokolldaten werden so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs erforderlich ist. Audit-Logs zu autorisierungsrelevanten Vorgängen werden grundsätzlich 24 Monate gespeichert.

Besuchsaktivitäten für die persönliche „Zuletzt besucht“-Anzeige werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Konto- und sicherheitsrelevante Aktivitäten wie Einstellungsänderungen oder Datenexporte sowie die Login-Historie werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht. Server-Logdaten bleiben hiervon unberührt und richten sich nach der Frist im Abschnitt „Bereitstellung und Server-Logdaten“.

Gelesene In-App-Benachrichtigungen werden nach 90 Tagen gelöscht. Ungelesene Benachrichtigungen werden spätestens nach 12 Monaten gelöscht.

Feedbackdaten, Kommentare, Uploads und fachliche Inhalte werden gelöscht, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine entgegenstehenden Gründe bestehen.

Avatare werden bei Austausch, Kontolöschung oder berechtigter Löschanfrage entfernt. FID-Bilder, Technologie-Logos und sonstige Medien werden gelöscht, wenn der zugehörige Datensatz gelöscht wird, die Datei ersetzt wird, der fachliche Zweck entfällt und keine entgegenstehenden Gründe bestehen. Nicht mehr referenzierte Upload-Dateien werden im Rahmen der Medienbereinigung entfernt.

Bestätigungen der Datenschutzerklärung werden versioniert für die Dauer des Benutzerkontos beziehungsweise spätestens 36 Monate nach der letzten geschützten Nutzung gespeichert.

Daten in technischen Sicherungen werden nicht einzeln verändert, sondern mit Ablauf des jeweiligen Backup-Zyklus überschrieben oder gelöscht. Werden Sicherungen wiederhergestellt, gelten die vorstehenden Löschfristen erneut für die produktiv wiederhergestellten Daten.

FID.Compass läuft auf Infrastruktur der Universitätsbibliothek, insbesondere im lokalen Kubernetes-Cluster der UB. Die Anwendung ist eine Django-Webanwendung und nutzt PostgreSQL, Neo4j, Redis und Celery. Daten werden auf Storage-Systemen des HRZ gespeichert.

FID.Compass nutzt personalisierte Anmeldung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, serverseitige Berechtigungsprüfungen, CSRF-Schutz, Session-Cookies mit HTTP-only-Konfiguration, SAML-Authentifizierung, Audit-Protokollierung und Sicherheitsheader im Reverse-Proxy.

Im produktiven Betrieb wird die Anwendung über HTTPS bereitgestellt. Der Zugriff auf administrative und geschützte Bereiche ist angemeldeten und entsprechend berechtigten Nutzerkonten vorbehalten. Eine Pseudonymisierung der Benutzerkonten erfolgt nicht, weil Rollen, Freigaben und Nachweise einer konkreten Person zugeordnet werden müssen.

Die Verfügbarkeit und Belastbarkeit werden über den Betrieb im Kubernetes-Cluster der UB und die Speicherung im HRZ-Storage unterstützt. Für die Wiederherstellung nach physischen oder technischen Zwischenfällen werden regelmäßige Sicherungen über das Backup-System des HRZ genutzt.

Die verwendete Software und Module werden regelmäßig automatisiert auf Sicherheitsprobleme geprüft. Schriftlich vorliegende Grundlagen sind insbesondere die TOMs der Universitätsbibliothek und die IT-Sicherheitsrichtlinie der Universität Frankfurt.

FID.Compass verwendet keine personenbezogene Bewertung oder Einstufung im Sinne eines Scorings, keine systematische Überwachung des Nutzerverhaltens und keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich bedeutsamer Wirkung.

Das Angebot richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, geschäftsunfähige Personen oder sonst nicht einwilligungsfähige Personen.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen eine Verarbeitung. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Kontakt: datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln